Kaizen là gì? Ứng dụng phương pháp Kaizen hiệu quả trong sản xuất

Kaizen là khái niệm không mới nhưng không phải ai cũng biết và cũng có thể hiểu được ý nghĩa, ứng dụng của nó trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bài viết dưới đây không chỉ giới thiệu về phương pháp Kaizen là gì mà còn đưa ra nhiều thông tin, ví dụ và nguyên tắc áp dụng hữu ích cho doanh nghiệp.

Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý, chiến lược đi theo xuyên suốt quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Kaizen là thuật ngữ rất nổi tiếng tại Nhật Bản, được ghép bởi hai từ “kai” – liên tục và “zen” – cải tiến, với ý nghĩa là cải tiến liên tục, cải tiến không ngừng.

Phương pháp Kaizen được áp dụng cho tất cả bộ phận trong doanh nghiệp. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc và đạt được mục tiêu chung: giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu quả làm việc từ đó tăng sản lượng, doanh thu, lợi nhuận.

Kaizen được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực. Kinh doanh, sản xuất, giáo dục, thậm chí trong y tế người ta cũng sử dụng Kaizen. Nhờ sử dụng hiệu quả triết lý này mà rất nhiều công ty lớn trên thế giới đã gặt hái được thành công vang dội.

Có thể bạn sẽ quan tâm: Công nghệ Lora

Đặc điểm của phương pháp Kaizen 

• Là quá trình cải tiến liên tục trong nơi làm việc.
• Tập trung nâng cao năng suất, giảm lãng phí.
• Làm thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
• Nhấn mạnh khả năng làm việc nhóm.
• Kế hoạch được triển khai dưới sự cam kết từ lãnh đạo.

Lợi ích của việc áp dụng Kaizen – cải tiến liên tục

• Thay đổi nhỏ = Thành công lớn.
• Giảm các lãng phí tài nguyên, nhân lực, thời gian.
• Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân sáng tạo, đưa ra giải pháp cải tiến mới.
• Tạo ra tập thể đoàn kết, tôn trọng nhau.
• Xây dựng văn hóa công ty vững mạnh.

Kaizen tích lũy các cải tiến nhỏ, vươn tới thành công lớn

Yếu tố quyết định sự thành công của KAIZEN trong sản xuất

• Sự cam kết của ban lãnh đạo
• Vai trò của các cấp quản lý
• Sự nỗ lực tham gia của tất cả mọi người

Ưu, nhược của phương pháp Kaizen

Ưu điểm

– Tập trung vào việc thực hiện nhiều thay đổi nhỏ trái với những nỗ lực lớn làm thay đổi đột ngột dễ gây kích động, chống đối hoặc nản chí.

– Khuyến khích hình thành ý tưởng sáng tạo dưới sự xem xét, cân nhắc để giảm lãng phí ở các bước trong quy trình sản xuất, kinh doanh. 

– Giảm bớt lỗi phát sinh vì quy trình đã được cải tiến. 

– Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm và cá nhân của từng nhân viên gắn với giá trị nhận được. 

Nhược điểm

Mặc dù, Kaizen mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng nó vẫn tồn tại một số nhược điểm sau. 

– Kaizen khó triển khai trong các tổ chức hoạt động theo tư tưởng lạc hậu. Do đó, cần phải cải thiện, thay đổi văn hóa công ty trước tiên.

– Phương pháp Kaizen cần thời gian dài hạn để thực hiện. Chính vì thế, kế hoạch cải tiến thường bị bỏ dở giữa chừng. 

Ứng dụng phương pháp Kaizen hiệu quả trong sản xuất

Nếu muốn ứng dụng phương pháp Kaizen thành công trong sản xuất thì tuyệt đối không được quên tuân thủ theo 10 nguyên tắc này.

Có thể bạn sẽ quan tâm: Giải pháp an ninh mạng cho doanh nghiệp

1. Luôn luôn đặt lợi ích của khách hàng là trung tâm

• • Nguyên tắc: Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh được định hướng dựa trên định hướng thị trường và nhu cầu mong muốn của khách hàng.
  • Mục tiêu: Tập trung cải tiến, gia tăng lợi ích trên sản phẩm nhằm đạt được sự hài lòng tối đa từ khách hàng.
  • Loại bỏ tất cả các hoạt động không hướng đến lợi ích của khách hàng.

2. Không ngừng cải tiến

• • Nguyên tắc: “Hoàn thành” ở đây không có nghĩa là kết thúc công việc. Mà là sự kết thúc giai đoạn này trước khi chuyển sang giai đoạn khác. 
  • Luôn luôn cập nhật nhu cầu của khách hàng bởi theo thời gian các yêu cầu đòi hỏi ở sản phẩm, dịch vụ càng tăng cao. 

3. Xây dựng văn hóa làm việc “không đổ lỗi”

• • Nguyên tắc: Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc được giao. Nếu có sai sót xảy ra trong quá trình làm việc sẽ bị quy trách nhiệm, không đổ lỗi cho bất kỳ ai hoặc bất kỳ lý do nào không chính đáng. 
  • Mỗi cá nhân, mỗi phòng ban cùng nhau cố gắng tối đa năng lực để sửa lỗi, hoàn thành công việc vì mục đích chung của tập thể. 

4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp “mở”

• • Nguyên tắc: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở, mọi nhân viên đều có quyền yêu cầu cấp trên và đồng nghiệp giúp đỡ cải thiện điểm yếu và đưa ra hướng giải quyết sai sót trong công việc. 
  • Xây dựng tốt mạng lưới truyền thông nội bộ để tất cả mọi người có môi trường giao lưu, chia sẻ trao đổi kinh nghiệm cho nhau, cùng giúp đỡ nhau tốt lên. 

5. Khuyến khích làm việc nhóm

• • Nguyên tắc: Xây dựng bộ máy nhân sự thành các nhóm làm việc hiệu quả.
  • Phân quyền quyền hạn rõ ràng trong nội bộ nhóm: Team-leader là người có năng lực lãnh đạo, các thành viên còn lại cần nỗ lực phối hợp và trau dồi thêm cho bản thân.
  • Tôn trọng ý kiến cá nhân của mọi người trong nhóm.

6. Kết hợp nhiều bộ phận trong cùng dự án

• • Nguyên tắc: Bố trí kết hợp, tận dụng nhân viên từ nhiều phòng ban có chức năng liên quan làm việc trong cùng một dự án. Trường hợp cần thiết hoặc thiếu nhân lực mới tận dụng nguồn lực bên ngoài.

7. Xây dựng tốt mối quan hệ giữa đồng nghiệp

• • Nguyên tắc: Không “gây thù chuốc oán” tạo nên mối quan hệ tiêu cực trong môi trường làm việc. 
  • Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp,… cho các bậc quản lý và toàn thể nhân viên. 
  • Xây dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài cho nhân viên.

8. Rèn luyện ý thức tự giác, kỷ luật

• • Nguyên tắc: Tuân thủ theo đúng quy định công ty đặt ra.
  • Đặt lợi ích công việc lên trên hết
  • Phân biệt rạch ròi giữa “việc công và việc tư”.
  • Bỏ qua lợi ích cá nhân để đồng nhất với mục tiêu chung, giá trị cốt lõi của công ty.

9. Thông tin đến mọi nhân viên

• • Nguyên tắc: Nhân viên sẽ không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không nắm rõ tình hình hiện tại của công ty.

10. Tăng năng suất và hiệu quả làm việc

• • Nguyên tắc: Triển khai phương pháp đào tạo nội bộ
  • Đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc, từ những việc nhỏ nhặt nhất
  • Phân quyền cụ thể cho từng nhân viên trong mỗi dự án
  • Rèn luyện tính chủ động trong công việc
  • Khuyến khích nhân viên đưa ý kiến đóng góp và phản hồi
  • Công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời

Thành công của TOYOTA và NISSAN nhờ phương pháp Kaizen

1. Câu chuyện sản xuất thần kỳ của TOYOTA – Nhật Bản

Trong bất kỳ ngõ ngách nào trong nhà máy sản xuất của TOYOTA bạn cũng có thể bắt gặp “Kaizen”. Dù cho ở Nhật hay Mỹ thì phương pháp này cũng được mọi nhân viên thực hiện nghiêm túc và triệt để. Tại sao lại như thế?

Trước đây Toyota thường phải bỏ ra khá nhiều chi phí cho các loại phương tiện chuyên chở dùng trong nội bộ nhà máy. Thế nhưng sau này, người ta mới phát hiện ra TOYOTA hoàn toàn có khả năng chế tạo ra loại xe chuyên chở này bằng cách lắp đặt thêm động cơ trên dây chuyền sản xuất ô tô hiện có. 

Cứ như thế, chi phí bỏ ra cho bên cung cấp loại xe chuyên chở đó tiết kiệm được phân nửa. Từ đó trở đi, tất cả công đoạn sản xuất của TOYOTA đề gắn liền với phương pháp Kaizen. Họ đề cao tính tiết kiệm và cải tiến: Không chỉ Ban lãnh đạo, các cấp quản lý, mà bất kỳ nhân viên nào trong nhà máy sản xuất phát hiện ra lỗi sai của quy trình gây lãng phí có thể ngay lập tức cho dừng hoạt động.

2. NISSAN – Cải tiến liên tục và tiết kiệm triệt để

Tuy Kaizen được nhiều người biết đến nhờ TOYOTA nhưng chính Nissan mới thực sự là người dẫn đầu phong trào áp dụng phương pháp này. Chủ tịch Carlos Ghonsn của NISSAN từng nói: “Nếu TOYOTA được biết đến với danh tiếng cắt giảm tối đa chi phí thì Nissan còn có thể làm tốt hơn thế”.

Họ đã vận dụng triệt để 10 nguyên tắc của Kaizen với dây chuyền sản xuất khép kín, kết hợp với sử dụng các loại vật tư, thiết bị đầu vào chất lượng cao để bảo đảm quy trình hoạt động liên tục, không có thời gian chết.

Tất cả nhân viên của hãng đều được khuyến khích đề xuất ý tưởng cải tiến hoạt động sản xuất. Từ những điều lặt vặt tưởng chừng như không mang lại lợi ích gì như xê dịch các thùng chúa, thay đổi ánh sáng nơi làm việc, sử dụng bì thư đến khi rách mới được bỏ đi,… cùng vô vàn sáng kiến nhỏ nhặt khác đã giúp NISSAN tiết kiệm hàng tỷ yên Nhật.

“Tiết kiệm vô tận” khiến 1 chiếc ô tô NISSAN giảm giá thành từ 10.000 đến 12.000 yên, nâng cao khả năng cạnh tranh với các dòng ô tô khác của đối thủ.

Kết luận

Thành công trong việc sản xuất kinh doanh chắc chắn không thể thiếu việc cải tiến. Thế nhưng, những thay đổi quá lớn lại khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều khó khăn. Chính vì thế, Kaizen với những cải tiến chậm rãi nhưng liên tục sẽ giúp giấc mơ chạm tới thành công được rút ngắn lại. Điều này đã được chứng minh bằng các thành tựu to lớn của nhiều doanh nghiệp trên thế giới và bạn cũng có thể làm được.

Có thể bạn sẽ quan tâm:Các Giải Pháp IoT trong sản xuất